Decálogo de las reuniones de trabajo

Aún no entiendo cómo hay gente que se presenta a una reunión de trabajo sin saber de qué se va a hablar ni tan siquiera saber los componentes de dicha reunión. La sensación es parecida a la de ir al cine, sentarte en la butaca y no saber qué película vas a ver. Puede que te guste o no pero no tendrás la posibilidad siquiera de levantarte porque sea el último film de JLo (Jennifer López para los puristas). Alguna vez me he encontrado en esa situación por alguna encerrona inesperada y hay que lidiar con lo que te echen pero no es la situación óptima. Por eso voy a hacer una lista de las cosas que considero indispensables a la hora de enfrentarse a una reunión de trabajo (NOTA IMPORTANTE: los pasos previos no deberían llevar más de 15 minutos):

1. Leer la documentación. Aunque sea en vertical es necesaria una revisión y lectura más o menos detallada de la documentación que tenemos para la reunión o prepararla si es que somos nosotros los que la organizamos. Por tanto, es aconsejable que la documentación esté en manos de las personas involucradas en la reunión antes de la fecha de la misma. Será bueno que tomes notas directamente sobre la documentación si tienes algo que aclarar o comentar sobre esa parte del documento en la reunión.
2. Asociar el contenido de la reunión con otros proyectos. En muchas ocasiones la reunión no es un hecho aislado sino que se enlaza con algún proyecto o acción llevada anteriormente. Es bueno revisar rápidamente las notas que tenemos sobre lo anterior para poder retomar con facilidad el tema de esa reunión.
3. Conocer a las personas. Es importante conocer a los integrantes de la reunión para saber de qué hablar y cómo hablar. No es lo mismo reunirse con los administradores de sistemas que con el jefe de marketing. Los términos, los conceptos e incluso el lenguaje utilizado debe ser diferente y adaptado a los asistentes.
4. Fijar una serie de puntos a tratar. Si eres el conductor de la reunión, fijarás unos puntos de la reunión que comunicaras antes de la misma a los asistentes. Aunque no seamos los conductores de la reunión es conveniente escribir una serie de puntos propios no recogidos en la orden del día de la reunión que ayuden a aportar más contenido a la reunión (siempre que sean importantes).
5. Tomar notas, archivarlas y redactar conclusiones. Durante la reunión es necesario tomar notas coherentes, bien redactadas y con buena caligrafía de manera que podamos archivarlas y retomarlas para revisar lo que se dijo en aquella reunión o sacar las conclusiones de la reunión.
6. Expresar opinión. Aporta tu opinión en alguno de los puntos de la reunión. No pienses que no tienes nada nuevo que decir puesto que si has sido convocado a la reunión es para dar tu punto de vista. Sé comedido en tus opiniones y mantente en el término medio de la transigencia y la intransigencia. En pocas palabras, trata de ser objetivo y no te dejes de llevar por otros sentimientos o pensamientos. Y, por supuesto, no monopolices la reunión que tan importante es hablar como escuchar.
7. No dispersarse. La reunión tiene un objetivo establecido. No te salgas de él ni entres en «otros charcos». He visto reuniones que comenzaron hablando de una modelización de base de datos y han acabado hablando del icono de la página web de la competencia (sin estar en el orden del día) que no tenía absolutamente nada que ver. Hay que centrarse en el motivo de la reunión.
8. Mantener la concentración. Es posible que en la reunión se traten temas que no te competan directamente pero trata de mantener la concentración también en ellos puesto que si se están tratando en esa reunión (y la reunión está bien convocada) es probable que acaben relacionándose con algo que sí te competa.
9. No perder la seriedad. En ocasiones existe buena relación entre los asistentes y la reunión se convierte en agradable. Es necesario no pasar la línea de lo agradable para llegar a la perdida total de seriedad y a tener un tono excesivamente desenfadado.
10. No llegar tarde, hablar por el móvil o salir en medio de la reunión. Este punto va más allá de la mera reunión. Es una cuestión de respeto y educación no llegar tarde a los sitios, coger el móvil si estás en una reunión o en medio de una conversación o abandonar una reunión a la mitad.

Por regla general estoy en contra de la realización de reuniones de trabajo para todo. Existen métodos de comunicación mucho más directos y útiles para no perder tiempo innecesario como el email, la videoconferencia o el teléfono. En alguna reunión masiva, soporífera y de ninguna trascendencia, mentalmente, me he dedicado a hacer unas cuentas del dinero que estaba perdiendo la empresa por tener a toda esa gente allí reunida. Las cifras son espeluznantes…