El método Kanban: gestión de proyectos y tareas para equipos

Como decía un famoso anuncio…

Para los autónomos, para los que quieren organizarse, para los empresarios, para los trabajadores por cuenta ajena, para los gestores de equipos, para la gente feliz y la infeliz, para los buenos trabajadores, para tu vida, para todos…

Y es que la gestión de proyectos y tareas es vital en tu día a día. En este artículo veremos la gestión de proyectos con el método Kanban.

Vivimos en un mundo que se mueve a mil por hora. Con cientos de urgencias por hora. Con miles de distracciones por día.

¿Algún día tienes la sensación de haber trabajado duro y de tener una lista de cosas pendientes mayor a cuando empezaste?

¿Te desmoraliza el hecho de no tener suficiente tiempo para poder acometer tanto trabajo?

Puede que tengas mucho trabajo… O puede que no gestiones bien tus tareas

El método Kanban: una metodología sencilla para ahorrarte tiempo y disgustos

Historia de la metodología Kanban: Gestión de proyectos de forma visual

Fue la empresa Toyota en los años 40 la que se dio cuenta de que los empleados de las tiendas de comestibles reponían elementos del inventario de una tienda y no la oferta de su proveedor.

Lo que básicamente hace el método Kanban es hacer una gestión de proyectos y tareas de forma visual y, por tanto, mejorar la comunicación.

De hecho, la palabra “Kanban” significa ‘señal visual’ o ‘tarjeta’.

Pero dejémonos de historias y pasemos al mundo actual…

Cómo hacer gestión de proyectos con Kanban

Tú que trabajas con tecnología, recibirás un bombardeo constante de información en tu pantalla o en tu móvil.

Emails, hojas de cálculo, listas de tareas, informes, documentos adjuntos,..

Todo es susceptible de convertirse en una tarea para ti. Si no lo gestionas, acabarás muerto o sepultado por una pila de ‘Tareas pendientes’ inasumible.

Por si aún no te has dado cuenta, vivimos en un mundo visual. Incluso nuestro cerebro interpreta mejor la información visual. Por eso el método Kanban funciona tan bien. ¡Es super visual!

Te permite ver qué está pasando con todos tus proyectos, tareas y equipo de un golpe de vista y eso es suficiente para que el cerebro se active y trabaje a más revoluciones que normalmente.

Pero vamos al grano… ¿Qué demonios es Kanban?

La idea es simple.

Imagina un lienzo o una pizarra en blanco. Ahora divide la pizarra verticalmente en 3 columnas iguales. Vamos a poner nombre a las columnas.

1. La primera la llamaremos “TO DO” o “cosas a hacer»
2. La segunda la llamaremos “DOING” o “cosas que se están haciendo»
3. La tercera la llamaremos “DONE” o “cosas hechas o terminadas»

Quedaría algo así:

Nota: Las capturas que verás en este artículo están tomadas de Trello que es la mejor aplicación para gestionar proyectos con Kanban que existe actualmente. 

Pues con eso simplemente ya tenemos el tablero completo y listo para empezar “la partida”.

Ahora cojamos unos post-it de colores. Asignemos por ejemplo un color a cada proyecto en el que nosotros o nuestro equipo esté involucrado.

Por cada post it definiremos una tarea a realizar. Define bien la tarea. Básicamente lo que necesitas para definir una tarea es:

• Nombre descriptivo. Describe precisamente la tarea. Piensa bien el título. Estamos buscando un impacto visual y debe ser breve, conciso y completo.
• Descripción de la tarea. Añade una descripción algo más larga. Puedes basarte en algunos criterios de verificación o checklist que te sirvan para saber si una tarea está o no completada.
• Fecha de entrega de la tarea. No es específicamente metodología Kanban pero me gusta saber cuándo tiene que estar hecha una tarea.
• Persona asignada. Puedes tener pegatinas o pequeños postit para asignar una tarea a una persona. Ten en cuenta que una tarea puede estar asignados a varias personas aunque nunca debería ser a la vez.

Bien, pues ya está. Recorre la lista de cosas que tienes que hacer para un proyecto en concreto y ves definiendo “tarjetas” para cada una de las tareas.

Existe un concepto más que debes conocer y es el concepto de «Backlog». Lejos de tecnicismos, no es más que un «saco» donde metes todas las tareas pendientes. Todo lo que surge nuevo irá al backlog, que será tu repositorio de «lo que queda».

Al principio de un proyecto, desgranaremos todas las tareas que tenemos que realizar para acabarlo. Y todas esas tareas las metemos en el ‘backlog’. Después las iremos arrastrando a las diferentes columnas…

Cuando planifiques, por ejemplo, una semana, arrastra las tareas  planificadas para esa semana hacia la columna “TO DO” de nuestra pizarra. Déjame que te muestre un ejemplo:

TRUCO: Utiliza la posición de la tarjeta para marcar prioridad al equipo. Si pones la tarjeta arriba del todo significará que es prioritaria. Así, si tú o algún miembro de tu equipo tenéis varias tareas a realizar, siempre cogeréis la que está más arriba.

Cuando tú o alguien de tu equipo empiece con una tarea, la despegará de la columna “TO DO” y la pasará a la columna “DOING”. Mientras estás con esa tarea, nada más existe. Céntrate en ella e intenta acabarla si puedes.

¿Dónde irá cuando la acabes? Efectivamente, a la columna DONE.

Pues, acabas de aprender un método super efectivo para manejar tareas y equipos de trabajo. Sencillo, visual y muy potente. ¿No te parece?

4 razones por las que Kanban debería apasionarte

#1 – Permite visualizar el trabajo de un simple vistazo.

Como te decía, va en beneficio de tu cerebro y de cómo interpreta los datos. Si ves de un vistazo todo lo que debes hacer en la próxima semana, ¿no crees que tu cerebro lo asimilará mejor que en una lista de texto sencilla?

Además, te permitirá detectar a tiempo ciertos problemas en tu flujo de trabajo como: saturación de algún miembro de tu equipo, tareas críticas, flujo máximo de trabajo que puedes asumir, conflicto entre tareas,…

#2 – Permite focalizarte en la ejecución de tareas independientemente.

Necesitas ser muy bueno definiendo tareas. Necesitas dedicarle tiempo a definir bien el trabajo que está por hacer. No vale cualquier cosa y este método te obliga a ello. Perderás algo más de tiempo definiendo tus proyectos pero te permitirá saber mucho mejor qué es lo que tienes que hacer.

La definición de tareas debe ser INVEST, es decir, Independientes, negociables, valorables, estimables, escalables (scalable), verificables (testable).

#3 – Porque permite múltiples variaciones y evolucionar tu Kanban a las necesidades de tu empresa o equipo.

No hay un único Kanban válido. La metodología es clara pero es adaptable a cada equipo o proyecto. Podrás modificar, quitar o poner casi cualquier cosa si respetas la metodología.

Podría que necesitaras más columnas para diferencias otros estados de las tareas. O podrías ser que necesitaras utilizar los colores no para diferencias proyectos sino subtareas de una misma tarea, por ejemplo. Todo es válido.

#4 – Porque te permite ver avances gigantes en todos tus proyectos de forma visual.

Si lo pruebas no podrás volver atrás. Desde que aplicamos esta metodología en Iberzal, nuestra productividad ha crecido. Y no es que lo digamos nosotros sino que lo medimos y donde antes eramos capaces de sacar 3 ahora sacamos 4 (ó 5).

Al final de la semana cuando ves la evolución de tu tablero Kanban y has visto todo lo que ha dado de sí, te irás con buen sabor de boca a disfrutar del fin de semana. Verás qué exactamente se ha hecho y que has avanzado mucho.

Algunas de estas cosas, las explico en el curso para emprendedores online: 7 lecciones para emprendedores. Apúntate si aún no lo has hecho.

Hasta aquí el método Kanban. Existen más metodologías para gestión de proyectos. Incluso puedes combinar varias pero eso será para un próximo artículo si la temática interesa. Deja tus comentarios y comparte en redes sociales si te ha parecido interesante.