En este artículo te explicaré cuáles son para mí las mejores herramientas de productividad. Te ayudarán definitivamente a mejorar la productividad en tu trabajo.
«¡Estoy abrumado! ¡Hasta arriba de trabajo!»
«Por más que hago, las horas del día se hacen cortas”.
¿Te reconoces en esta situación?
Yo he estado ahí bastantes veces y a fuerza de cometer errores he conseguido salir.
En tu día a día puedes introducir algunas herramientas que te pongan las cosas más fáciles y que te ayuden a vivir mejor.
Disclaimer: Ser productivo o mejorar tu productividad no es, ni mucho menos, cuestión de utilizar herramientas. Se trata de ordenar tu cabeza y tener procesos definidos que te ayuden a hacer mejor las cosas. Las herramientas para productividad sólo son eso, útiles para conseguir un trabajo productivo.
¿Qué puedes leer aquí?
Top-7 herramientas de productividad
Te dejo una selección de las mejores herramientas de productividad:
Trello
Podríamos encasillar esta herramienta dentro de la categoría de gestión de proyectos.
Con una distribución muy simple visualmente, con Trello podrás crear entornos de proyectos basado en el método Kanban.
Básicamente, tu entorno visual estará formado por columnas y dentro de cada columna colocarás las tareas a realizar.
La gestión es muy fácil y completa. En cada tarea puedes definir checklist para descomponerla en subtareas. También puedes definir ‘fechas de entrega’ o etiquetar las tareas por colores según más te convenga.
En cada tarea puedes poner un responsable o varios y de esta manera sabrás en cada momento quién está trabajando en qué.
Con Trello conseguirás ver todo tu trabajo en un simple vistazo. Además podrás ir viendo avances según vayas arrastrando las tareas de la columna “TO DO” a la columna “DONE”.
¿No tienes suficiente? Pues además es que la herramienta es gratuita. Y cuando digo gratuito es que es perfectamente funcional en su versión gratuita. Tiene también una versión Premium de pago pero es casi seguro que con la versión gratuita tengas más que de sobra.
Si tuviera tan sólo que recomendar una herramienta de productividad sería esta. La tengo continuamente abierta y es una maravilla.
Si tuviera que elegir una única herramienta de productividad sería Trello Share on XEvernote
¿Quién no conoce Evernote? Seguro que ya lo conoces. Aunque puede que aún no lo esté utilizando…
Te dijeron que era un herramienta muy potente, la empezaste a usar pero no le viste utilidad. Me he encontrado con mucha gente que me ha dicho esto.
Evernote es sencilla pero debes romper con algunos esquemas mentales que normalmente tenemos para trabajar con ellas.
El primero y más importante es olvidarte de anidar y crear árboles de estructura. Sí, al modo que lo haces en tu disco duro con los ficheros y directorios. Evernote debe ser más lineal.
Las dos herramientas en que se basa Evernote son ’Notas’ y ‘Libros de notas’ que las agrupan. Aunque puedes anidar ‘Libros de notas’, no te lo recomiendo. Trata de dejarlo más plano.
Olvídate de retener todo en la cabeza. Imagínate un almacén de datos para tu cerebro. Esto es Evernote.
Utiliza Evernote para almacenar toda aquella información relevante, que necesites obtener rápidamente y que quieras sacar de tu cabeza (no confíes en la memoria porque siempre falla).
Que tienes un proyecto, creas un ‘Libro de notas’ y vas añadiendo en él ‘Notas’ con información relevante. Puedes añadir un PDF, un correo relevante, imágenes y capturas de pantallas, actas de reuniones que tuviste con ese cliente, checklist para no perderte,….
Además posee un potente buscador que hace que encuentres la información sin ni siquiera navegar.
Posee una versión gratuita muy potente y si quieres más espacio, compartir carpetas con más personas o utilizar el buscador para que encuentre cosas en tus PDF deberás pasar a la versión de pago. Realmente merece la pena por su precio que es de 45$/año.
Otro programa que tengo abierto de continuo y que uso a diario intensivamente.
Tomighty
Si sabes lo que es la técnica Pomodoro seguro que utilizas esta herramienta u otra similar.
La técnica Pomodoro consiste básicamente en dividir tu trabajo en períodos de tiempo fijos de 25 minutos (o Pomodoros).
Te resumo aquí los 5 pasos en los que consiste la Técnica Pomodoro para tu trabajo diario:
1. Decidir la tarea a realizar
2. Poner el contador Pomodoro a correr – 25 minutos
3. Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar un ciclo (una X nos vale)
4. Descansar durante 5 minutos
5. Cada 4 Pomodoros tomar un descanso más largo de 15 minutos.
Así que básicamente con Tomighty tienes un reloj preparado para medir 25, 15 y 5 minutos y poder tenerlo automatizado.
Es difícil acostumbrarse a trabajar así, pero cuando lo hagas, serás un auténtico ninja de la productividad.
Google Calendar/Task
No hay persona preocupada por la productividad que se precie que no utilice una herramienta de calendario y de tareas.
Tienes un montón de opciones en el mercado. Desde las más simples a las que hacen de todo.
A mí me gusta Google Calendar porque es posiblemente la más sencilla y porque integra Google Task.
Por una parte, gestiono un calendario para eventos, reuniones, sucesos periódicos, etc. Y, por otro lado, cada día antes de dejar de trabajar preparo la lista de tareas para el día siguiente y las registro en Google Task.
Además puedes compartir calendarios con otros usuarios por lo que otros miembros de tu equipo o colaboradores pueden alimentar el sistema.
El resultado un proceso sencillo y funcionando que haré que aumente tu productividad.
Buffer
Si eres de los que aún hace login en Facebook y Twitter para publicar y compartir cosas, te puedo asegurar que hay una forma mejor y más productiva de hacerlo.
Buffer se ha vuelto en un imprescindible de un tiempo a esta parte para mejorar mi productividad.
Con Buffer podrás tener integradas tus redes sociales y cada vez que veas algo interesante que quieras compartir lo podrás marcar.
Lo que hace Buffer es almacenarlo y publicarlo cuando tenga más impacto en tu timeline.
También evitas publicar demasiadas cosas seguidas a la misma vez. Distribuyes mejor en el tiempo tus publicaciones en redes sociales por lo que el impacto será mayor porque lograrás mayor atención.
Pero lo más importante es que te despreocupas de publicar o no publicar en tus redes sociales. Ya lo hace Buffer por ti sin que tengas que dedicarle tiempo.
Si tu presencia en redes sociales es alta, Buffer es un indispensable también.
Feedly
Y qué me dices de ir leyendo blogs con el navegador, blog a blog… ¡Detente!
Hay mejores formas de ahorrarte tiempo y ser más productivo. Y se llama Feedly.
Feedly, es el “heredero” de Google Reader. Cuando Google decidió cerrar su servicio ‘Google Reader’, los chicos de Feedly hicieron una buena maniobra para atraer a los usuarios a usar su software. Facilitaron la importación de todo lo que los usuarios tenían en Google Reader a Feedly.
Feedly no es ni más ni menos que un lector de RSS. Con Feedly podrás obtener el RSS de un blog y leerlo desde allí cómodamente.
De esta manera, tendrás todas tus fuentes de información en un mismo sitio. Todos los blogs, agrupados por categorías y marcados o no dependiendo de si lo has leído o no.
Para mí es la herramienta ideal para leer desde la cama con un iPad.
Hootsuite
Otro pedazo de aplicación. Una herramienta que te ayudará a organizar tus publicaciones en redes sociales.
Tiene muchas funcionalidades, pero para ser más productivo, hay una que es clave.
Te aconsejo que la utilices sobre todo para programar tus publicaciones en redes sociales. A diferencia de Buffer, en Hootsuite tú decides cuándo y dónde publicar.
Si tu estrategia tiene mucho peso de generación y comparición de contenidos, Hootsuite te ahorrará horas.
Consejo útil: Te aconsejo leer el artículo de qué hacer para aumentar la viralidad de tus artículos, que describe las cosas que deberías hacer después de publicar un artículo en tu blog, entre la que se encuentra programar su publicación en Redes sociales con, por ejemplo, Hootsuite.
La versión gratuita de Hootsuite te permite gestionar hasta 5 cuentas diferentes. Bajo mi punto de vista la versión de pago es excesiva y sólo la sacarán partido agencias digitales de gran tamaño.
Hasta aquí la lista de herramientas que yo utilizo diariamente para incrementar mi productividad.
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Ver Comentarios (2)
Hola Iñaky! Excelente artículo! Las herramientas que usas parecen ser de gran utilidad. Yo uso a diario el Kanban Tool basado en el método Kanban. Me parece una herramienta muy buena para gestionar los proyectos. Puedo agrupar los proyectos según los ciclos y visualizar rápidamente en que fase se encuentra el proyecto. Es muy facil crear una nueva tarjeta, asignar una fecha de finalización y un color. Para mi resulta ser una solución ideal con las estadísticas para analizar el trabajo realizado durante un periodo de tiempo y gracias a ello aplicar mejoras.
A mí también me encanta Kanban Tool!!!